Een succesvolle intranetmigratie voor De Friesland: Frida 2.0
Elena heeft in het verleden meerdere organisaties geholpen met de migratie naar een nieuw intranet. Dit communicatievraagstuk was dan ook zeker niet nieuw voor haar. Maar een intranetmigratie houdt niet alleen in dat je overgaat naar een nieuw platform, er komt véél meer bij kijken op het gebied van communicatie. En laat dat maar aan Elena over!
De Friesland
De Friesland wilde hun huidige intranet – genaamd Frida – overzetten naar hun nieuwe SharePoint sites. Met als hoofdreden: veiligheid. Elena was niet alleen verantwoordelijk voor de migratie naar nieuwe SharePoint sites, maar ook voor alles daaromheen. Zo organiseerde ze bijvoorbeeld, na livegang, een lanceringsevent voor alle collega’s en was ze verantwoordelijk voor de ‘Frida Feedback weken’. Elena zorgde met haar expertise voor een soepele overgang. Ze deed dus niet alleen de technische kant, maar creëerde óók draagvlak bij alle collega’s, wat een belangrijk onderdeel is in een proces als dit.
‘Ik vond het een fantastische en afwisselende opdracht. Het was een prachtige combinatie van interne communicatie, projectmanagement en creativiteit. Ook kreeg ik een zeer warm welkom, ik voelde me direct onderdeel van het team.’ – Elena Popova
Wat doet De Friesland?
De Friesland is de meest bekende – en gekozen – zorgverzekeraar in Friesland. Maar ‘onze maatschappelijke en regionale verantwoordelijkheid reikt verder dan het verzekeren van zorg’, zegt De Friesland. Ze doen meer dan verzekeren. De Friesland gelooft namelijk in de kracht van een gemeenschap die elkaar ondersteunt. Dankzij de ontwikkeling van nieuwe zorginitiatieven, het verbeteren van de kwaliteit van zorg en een eigen vitaliteitsprogramma Samen Fitter, vinden steeds meer consumenten en bedrijven De Friesland. Hun basis ligt weliswaar in Friesland, maar ze hebben inmiddels in elke Nederlandse gemeente verzekerden.
De opdracht
‘Het was een heel veelzijdige opdracht’, begint Elena. ‘Eerst was de vraag wát we precies gingen migreren. Dit was namelijk meteen weer een kans om de boel lekker op te schonen. Daarna maakte ik overzichtelijke tijdlijnen van de migratie. Vervolgens bedacht ik een nieuwe opbouw voor de site, ontwierp en maakte ik de site én maakte ik een planning voor de communicatie rondom de migratie. Ook schreef ik alle communicatie voor de verschillende platformen binnen De Friesland. Toen het intranet eenmaal gemigreerd was, heb ik samen met collega’s van De Friesland een tijdlijn opgesteld. Hoe nu verder? Hoe integreer je het intranet en hoe laat je de adoptie zo soepel mogelijk verlopen binnen de organisatie?’.
Heldere communicatie
Tijdens het lanceringsevent – wat Elena ook organiseerde – en de weken erna kreeg ze veel positieve reacties. ‘Ik kreeg te horen dat het nieuwe intranet er fris en strak uitzag. Ook kwamen collega’s met verschillende ideeën en suggesties, wat me weer verder heeft geholpen’. Elena vervolgt: ‘Frida, het nieuwe intranet, kreeg deze keer echt een gezicht. Tijdens het lanceringsevent stonden er levensgrote poppen van haar. Ook was Frida te zien op de petit fours die werden uitgedeeld. Voorafgaand aan het event werden collega’s getriggerd met sneak previews van het intranet. Het is belangrijk, als je binnen een grote organisatie overgaat naar een nieuw platform, helder te communiceren. Wat kunnen collega’s verwachten en hoe gaat het eruit zien?’
De Frida Feedback weken
‘In de weken erna heb ik de Frida Feedback weken in het leven geroepen. Wanneer collega’s feedback hadden, konden ze direct contact opnemen met mij’, vertelt Elena. ‘Ook ging ik zelf bij afdelingen langs en haalde ik feedback op. Collega’s voelde zich betrokken bij het proces. Tot slot schreef ik een plan voor het MT en afdelingsspecifiek. Hierin schreef ik hoe ze Frida levend houden en waarom dit zo belangrijk is.’ Door Elena haar schat aan kennis en enthousiasme is deze opdracht succesvol afgerond!
De opdrachtgever
‘Van Elena wil ik er wel 10 in ons team. Wat een fijne samenwerking. Heerlijk gestructureerd, duidelijk in haar communicatie en een frisse blik op onze Frida’– Mandy von Schükkmann, Online Content en Communicatiecoördinator De Friesland.
Meer weten?
