Interne communicatie voor Veiligheidsregio Fryslân tijdens de coronapandemie
‘Hoor ik daar nu een papegaai...!?’
Veiligheidsregio Fryslân
Maart 2020: corona in Nederland en het startsein voor Veiligheidsregio Fryslân en GGD Fryslân om het virus te bestrijden. Van test- en vaccinatielocaties tot bron- en contactonderzoek: alle hens aan dek. Met alle acties voor corona, kwam er veel vraag naar interne communicatie. Daarom kwam Larissa in oktober 2020 tijdelijk het communicatieteam versterken.
‘Thuiswerken en collega’s toch verbonden laten voelen. Dat was een uitdaging, maar gaf zoveel voldoening!’ Larissa Braam
Wat doet Veiligheidsregio Fryslân?
Veiligheidsregio Fryslân zet zich in voor een veilig en gezond Fryslân. Zij beschermen alle Friezen tegen de risico’s van rampen en crisis. De organisatie werkt intensief samen met GGD Fryslân en Brandweer Fryslân. Crisisbeheersing is een belangrijk thema. In de toekomst wil de veiligheidsregio vaker rampen en crisissen zelfs helemaal voorkomen.
De opdracht
Thuiswerken werd het nieuwe normaal, waardoor de eerste vraag aan Larissa was: hoe houden we iedereen op de hoogte van al het coronanieuws, zodat iedereen zijn of haar werk goed kan blijven doen? Larissa: ‘Dat was een uitdaging. Aan de ene kant vanwege de snelheid waarmee Mark Rutte en Hugo de Jonge nieuwe of aangepaste maatregelen aankondigden. Aan de andere kant vanwege onze complexe organisatie. Collega’s van GGD Fryslân hadden nauw contact met cliënten, brandweervrijwilligers mochten niet meer oefenen en de afdelingen Bedrijfsvoering en Crisisbeheersing gingen thuiswerken.’
Een vaste pagina op Sharepoint, inclusief overzichtelijke tabbladen per onderwerp, werd de oplossing. ‘Daarnaast lanceerden we een interne nieuwsbrief, zodat collega’s de weg naar deze pagina konden vinden. Iedereen sprak over ’t zogenoemde ‘Ogenblikje’ en de pagina’s op Sharepoint haalden hoge bezoekersaantallen. De informatie was noodzakelijk om je werk goed te kunnen doen. Maar óók omdat we betekenis gaven aan alle regels. We interviewden collega’s en gaven een inkijkje in iemand zijn veranderende werksituatie: collega’s die thuiswerkten, kinderen moesten lesgeven en een papagaai die continu op de achtergrond van een Teams-overleg meezong. Of een collega die juist alleen woont én werkt en daardoor vereenzaamde. Niemand is alleen. Bonus: het bestuur kon hierop inspelen en begrip tonen.’
Als adviseur interne communicatie was Larissa betrokken bij uiteenlopende interne projecten. Bijvoorbeeld het project Nazorg, voor collega’s die een steuntje in de rug konden gebruiken. En het project Bewust Werken, waarbij teams andere laptops en een nieuwe mappenstructuur kregen om zo veiliger en AVG-proof te werken.
De opdrachtgever
‘Larissa en ik waren verantwoordelijk voor de interactie met ruim 2.000 collega’s. In korte tijd hebben we interne communicatie binnen Veiligheidsregio Fryslân een stuk volwassener gemaakt. Larissa pareert lastige vraagstukken met lichtvoetigheid en humor, stopt niet tot iets tot in de punten geregeld is en maakt zich de structuur en cultuur binnen een organisatie snel eigen. Ze weet in snel tempo hoe de hazen lopen en wie ze waarvoor nodig heeft om iets tot een succes te maken.’ – Femmy Saal, adviseur Interne Communicatie – Veiligheidsregio Fryslân
Meer weten?
